Politique de traitement et de protection des données à caractère personnel applicable aux clients, aux prospects, aux fournisseurs, aux visiteurs de ce site, ainsi qu’à toute personne avec laquelle nous entrons en contact ou ayant participé à une de nos activités.
Visiteur ponctuel ou fidèle, vous nous accordez une confiance précieuse que nous tenons à respecter. Ce respect passe par la qualité de nos services et par la protection des données à caractère personnel nécessaires à la bonne mise en oeuvre de nos services.
Cette politique a été rédigée pour vous permettre de prendre connaissance des pratiques et des conditions dans lesquelles ASSENSIO recueille, utilise et conserve vos données à caractère personnel.
Vous y trouverez la description des différentes données à caractère personnel que nous pouvons collecter et traiter ou que vous pouvez nous transmettre lorsque vous accédez et/ou utilisez notre site https://www.assensio.be.
Selon la nature et la finalité de votre interaction avec ASSENSIO (visite de notre site, demande d’information via notre formulaire en ligne, échanges téléphoniques, réunions de travail, participation aux activités que nous organisons…) différents types de données à caractère personnel sont susceptibles d’être collectés. ASSENSIO s’engage à traiter toutes ces données à caractère personnel récoltées conformément aux règles relatives à la protection des données personnelles des citoyens telles que définies au niveau européen par le Règlement Général de Protection des Données (RGPD).
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Quelles sont les données à caractère personnel collectées et à quelles finalités ? C’est quoi au juste, une donnée à caractère personnel ? Il s’agit d’une donnée qui peut être utilisée pour vous reconnaître directement ou indirectement. ASSENSIO s’efforce de limiter la collecte de données à caractère personnel aux données nécessaires à la bonne exécution de ses contrats de services, à la gestion durable de ses relations commerciales, ainsi qu’aux données exigées par des instances officielles. Concrètement il s’agit de :
Données de contact :
- Votre nom, prénom, identifiant client, adresse postale, numéro(s) de téléphone, adresse(s) email.
- La finalité est de pouvoir répondre à vos avis, commentaires et questions.
Données de l’organisation (entreprise, association, club…) au nom de laquelle vous êtes entré en relation avec ASSENSIO : - Nom, adresse, numéro TVA et données bancaires (nom et adresse de l’agence bancaire, numéro(s) de comptes bancaires).
- Description de la ou des fonction(s) que vous exercez dans l’organisation.
- La finalité est de gérer notre relation commerciale (envoi d’offres, de factures, de publicités…) et de répondre aux exigences administratives (comptabilité, TVA…) ;
Données sur vos relations commerciales avec ASSENSIO : - Comptes-rendus de réunions de travail.
- Photos et vidéos réalisées lors de manifestations que nous organisons et auxquelles vous avez librement participé, pouvant être accompagnées de commentaires décrivant le contexte dans lequel elles s’inscrivent (lieu, type d’évènement, personnalités présentes…).
- Informations que vous avez librement complétées dans le formulaire de contact disponible sur notre site Internet, ainsi que des informations, photos et vidéos que vous avez librement partagées sur les réseaux sociaux et qui sont en relation avec les activités d’ASSENSIO.
- La finalité est de suivre au mieux notre relation commerciale et de promouvoir nos activités sur notre site internet, sur les réseaux sociaux ou sur tout autre support publicitaire.
Au niveau de son site internet, ASSENSIO n’utilise pas de cookies, ni de de traceurs de visite. Les données telles que adresse IP du visiteur, navigateur utilisé, durée de navigation, historique des recherches, système d’exploitation utilisé, langue et pages visualisées… ne sont pas récoltées.
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Quelles sont les modes de sauvegarde des données à caractère personnel collectées et leur durée de conservation ?
Par souci d’efficacité et afin de limiter son impact sur l’environnement, ASSENSIO privilégie une communication par voie électronique. C’est pourquoi les emails et autres documents électroniques échangés ainsi que vos données à caractère personnel sont archivés sur des serveurs de données gérés par ASSENSIO. Le traitement de ces données est effectué sous la responsabilité d’ASSENSIO.
ASSENSIO est le seul destinataire des données à caractère personnel récoltées, à l’exception des informations reprises sur les documents nécessaires à la gestion comptable, qui a été confiée à :
COGITAS SRL avenue du Petit Roeulx, 1 à 7181 Arquennes (BELGIUM) TVA BE 0502.519.089.
Ce prestataire s’est engagé à procéder aux traitements des données dans le respect de la réglementation en vigueur.
ASSENSIO s’engage à ce que les données à caractère personnel ne soient pas transmises sur base volontaire à des tiers pouvant les utiliser à des fins commerciales.
Seules les photos et vidéos publiées sur les réseaux sociaux peuvent éventuellement être partagées avec d’autres personnes ou organisations. Certaines de nos publications commerciales pourraient contenir des liens vers d’autres organisations ou sites internet qui ne partagent notre Politique en matière de traitement des données à caractère personnel. Dans ce cas vos données seront utilisées par eux conformément à leur politique.
Afin de préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles et notamment de les protéger contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feu) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…).
ASSENSIO s’engage à n’utiliser les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-avant. De façon générale, les données à caractère personnel collectées sont conservées pendant 5 ans. Certaines données pourront faire l’objet d’un délai de conservation plus long afin de répondre aux exigences légales (notamment en matière de tenue des comptes…).
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Quelle procédure suivre pour exercer vos droits en matière de données à caractère personnel ?
En cas de questions, de problème ou de désaccord quant au traitement, à la diffusion et à la conservation de vos données à caractère personnel par ASSENSIO, vous pouvez à tout moment nous en faire part afin que nous puissions y remédier dans les plus brefs délais. Vous disposez du droit d’accéder aux données vous concernant, de les faire rectifier ou effacer, d’en obtenir la limitation du traitement ou de vous opposer à ce traitement, dans les conditions prévues par la réglementation. Nous ferons le maximum afin de nous conformer à votre demande sous réserve du respect des obligations légales qui nous incombent. Vous pourriez également recevoir des sollicitations commerciales de la part d’ASSENSIO sans nous avoir communiqué directement vos données. En effet, dans le cadre de nos campagnes publicitaires, nous pourrions faire appel à des prestataires qui proposent des services de location de fichiers comportant des coordonnées de personnes ayant accepté la prospection. Vous avez le droit de vous y opposer. Vous pouvez mettre en oeuvre vos droits uniquement par l’envoi : – d’un courrier postal recommandé à l’adresse : ASSENSIO SPRL chemin de la Froide Fontaine, 2 à 7060 Horrues (Belgique) – ou d’un courrier électronique (email) avec accusé de lecture à l’adresse : info@assensio.be
Votre requête sera prise en charge par le délégué à la protection des données (« Data Protection Officer ») :
Vilain André Chemin de la Froide Fontaine , 2 à 7060 Horrues (Belgique) +32 (0) 475 50 13 32
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devons être en mesure de vérifier votre identité afin de répondre à votre demande. Pour cela, il pourrait vous être demandé de joindre, à l’appui de toute demande d’exercice des droits mentionnés ci-avant, la photocopie d’un titre d’identité. Enfin, vous disposez du droit d’adresser une réclamation à l’Autorité compétente en matière de gestion des données à caractère personnel si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés par ASSENSIO.
